Che cosa è una PEC? Perché è diversa da una email? Quando la devo inviare? Come e dove posso farla?
C’è un primo momento nella vita di tutti noi in cui si sente pronunciare il termine “PEC”, ma in realtà non è niente di buono da mangiare, né tanto meno un buon luogo in cui rifugiarsi nel fredde notti di inverno.
La PEC, o per esteso “posta elettronica certificata”, è il mezzo di comunicazione digitale formale per eccellenza e nel terzo millennio in cui viviamo non possiamo permetterci di non conoscerla.
Se continuerai la lettura di questa guida ti spiegheremo con attenzione tutto quello che c’è da sapere sulla posta elettronica certificata!
- Che cosa è una PEC e come la riconosco?
- A cosa serve?
- Caratteristiche principali
- Inviare una PEC
- Tempi di consegna
- Chi è obbligato ad avere una PEC?
- Come e dove farla
Che cosa è una PEC e come la riconosco?
La PEC, o per esteso “posta elettronica certificata”, è il mezzo di comunicazione digitale più diffuso per le comunicazioni formali, aventi valore legale, nei confronti di qualsiasi persona o Pubblica Amministrazione.
Definiamo tranquillamente il valore legale di una PEC identico a quello di una raccomandata A.R., ma inviata, o ricevuta, tramite una speciale posta elettronica.
Perchè diciamo “speciale posta elettronica”? Perchè per poter inviare o ricevere una PEC abbiamo necessità di un indirizzo di posta elettronica speciale.
Ad esempio: mariorossi@pec.it oppure mariorossi@postacert.it, ecc…
Ora,ci dispiace tanto disturbare il sig. Rossi, ma come esempio resta sempre il più funzionale allo scopo. Quello che però devi considerare è la porzione di testo inserita dopo la @ . Quella parte dell’indirizzo è legata esclusivamente al gestore di posta elettronica certificata scelto e per esattezza indica il dominio internet del gestore.
E’ per questo motivo che troverai tanti indirizzi PEC diversi, ma ricordati sempre che l’invio e la ricezione sarà uguale tra tutti gli indirizzi PEC!
E soprattutto ricordati che puoi inviare/ricevere una PEC solo verso/da un altro indirizzo PEC!
Perciò è inutile cercare di inviare una PEC da una comune email, perchè non avrai mai la prova che il tuo destinatario abbia o meno ricevuto il messaggio!
A cosa serve?
Si invia una comunicazione PEC (posta elettronica certificata) quando si deve avere la certezza e la prova dell’invio e del ricevimento della comunicazione da parte del destinatario, cosa che in genere accade e risulta necessario per le comunicazioni di carattere legale.
Infatti inviamo una PEC per:
- recedere da un contratto di telefonia
- disdire un contratto d’affitto
- iscriverci ad un concorso pubblico
E tantissimi altri casi in cui sia necessario avere prova e certezza dell’invio e del ricevimento della comunicazione!
Chiaramente non invieremo mai una PEC per fare gli auguri di Natale o dichiarare il nostro amore al più ambito sogno proibito, anche perchè potrebbe essere accolto in maniera non proprio conforme al nostro desiderio.
Perciò teniamo sempre pulita da comunicazioni inutili la nostra casella di posta elettronica certificata.
Considera, infatti, che dal momento in cui noi dichiariamo a un qualunque Ente Pubblico il nostro indirizzo PEC questo potrebbe essere inserito in pubblici registri e le comunicazioni ufficiali ed importanti saranno inviate proprio a quell’indirizzo.
Pertanto, se, ad esempio, mi fosse capitato un giorno di aver comunicato al Comune di Roma il mio indirizzo PEC e successivamente mi ritrovassi alla guida della mia bella Alfa Romeo sopra il limite di velocità nella corsia di decelerazione in tangenziale, a questo punto la multa con tutta probabilità mi potrebbe essere recapitata alla mia casella PEC. E poco importa che tu non abbia trovato la multa perchè sei una persona sbadata e non è tuo costume aprire regolarmente la tua posta certificata. Per l’Ufficio riscossione del Comune tu hai ricevuto la comunicazione PEC nel momento in cui ti è stata inviata e pertanto ora ti tocca pagare.
Ti ho fatto questo piccolo e banale esempio per farti presente quanta responsabilità e attenzione bisogna mantenere nel momento in cui si decide di aprire un indirizzo PEC.
Caratteristiche principali
Nelle sue principali caratteristiche una comunicazione via PEC è molto simile ai caratteri formali di una Raccomandata A.R., diciamo che in breve le differenze si vedono nel fatto che una PEC è inviata con mezzi informatici, mentre una Raccomandata viaggia sempre nelle mani del postino.
Comunque per non perdere niente per strada elenchiamo assieme le caratteristiche principali di una comunicazione via PEC:
- la comunicazione può essere inviata e ricevuta esclusivamente da un gestore di posta e un indirizzo email certificato
- il mittente ha la certezza provata dell’avvenuto ricevimento della comunicazione nella casella PEC destinataria, con la spedizione di una ricevuta di consegna via email, in modo del tutto identico e con lo stesso valore legale alla Raccomandata A.R.
- è certificata la prova di invio e di ricevimento
- la comunicazione non può essere manomessa
- essendo una posta certificata sarà garantita la massima riservatezza da parte del gestore
- la data di invio e di ricevimento del messaggio sono garantite senza contestazione
- la comunicazione inviata o ricevuta è documentata anche nel contenuto di quanto scritto o allegato alla PEC
L’ultimo punto è uno dei più esclusivi rispetto alla comunicazione per posta Raccomandata A.R.
Infatti i due metodi di certificazione postale (Raccomandata/PEC) hanno lo stesso valore legale, ma ogni comunicazione inviata via PEC è tracciata anche nel suo contenuto!
Pertanto, non potranno mai sorgere discussioni in merito al contenuto della comunicazione inviata perchè si potrà allegare testualmente quanto scritto e quanto allegato alla comunicazione PEC inviata!
Inviare una PEC
Ora cercheremo di spiegare come funziona il meccanismo di invio della posta elettronica certificata.
Non è per niente difficile, ma ciò che più conta è il rispetto completo della procedura di invio.
Ora cercherò di essere il più chiaro possibile, tralasciando i termini tecnici e arrivando al nocciolo pratico della questione. Poi potrai sempre trovare informazioni tecniche di grande qualità in giro! Per ora cercherò di semplificare il più possibile.
Come abbiamo detto all’inizio di questa guida, i messaggi di posta elettronica certificata viaggiano esclusivamente tra 2 caselle, o indirizzi, di posta certificata.
Perciò quando tu, possessore di una casella PEC, invierai un messaggio ad un altro utente PEC, questo messaggio dovrà ricevere 2 distinte convalide e ognuna di queste convalide produrrà le 2 distinte ricevute di invio e di ricevimento.
Quindi perchè il messaggio via PEC sia inviato correttamente dovrai assolutamente accertarti che ti siano arrivate le 2 ricevute!
- La prima sarà la Ricevuta di accettazione. Questa è la prova legale che la mail certificata ha iniziato il suo percorso essendo stata presa in carico dal tuo gestore del servizio per essere recapitata all’indirizzo PEC di destinazione.
- La seconda sarà la Ricevuta di avvenuta consegna. Questa è la prova legale che fornisce la certezza tecnica dell’avvenuto ricevimento del messaggio nella casella PEC del destinatario.
Queste 2 ricevute le troverai nella posta in arrivo della tua casella PEC e le riconoscerai perchè saranno individuate in maniera distinta.
Perciò per riassumere: quando invii un email certificata assicurati assolutamente che ti siano arrivate la Ricevuta di accettazione e la Ricevuta di avvenuta consegna.
Fatto questo non avrai più dubbi sull’invio e sul ricevimento del messaggio spedito!
Tempi di consegna
L’invio e il ricevimento delle ricevute è quasi istantaneo.
Può capitare che il sistema tardi un po’ a inviare la ricevuta di avvenuta consegna, ma comunque non dovrebbe tardare più di qualche minuto.
Ti ricordo comunque di verificare attentamente la ricezione delle 2 ricevute, anche perchè potrebbe capitare di sbagliare l’indirizzo PEC del destinatario, oppure che la casella di ricevimento sia piena. In questo caso potrebbe arrivare una comunicazione di mancato recapito, indicata solitamente come Avviso di mancata consegna.
Perciò nel primo caso verifica con attenzione la correttezza dell’indirizzo segnato, correggilo e rinvia.
Nel secondo caso non puoi far altro che aspettare che il destinatario liberi la sua casella PEC. Magari cerca di contattarlo anche via telefonica per informarlo di liberare la sua casella PEC.
Comunque sia tieni presente che dal canto tuo, nel caso ci sia una scadenza urgente e il destinatario non voglia liberare la sua casella PEC, hai la prova di aver inviato la comunicazione per tempo e lo potrai fare esibendo la tua Ricevuta di accettazione.
Invece, nel caso voglia prenderti il sicuro e abbia necessità che la tua comunicazione venga ricevuta indiscutibilmente per una certa data, potrai sempre inviare una Raccomandata A.R.
Chi è obbligato ad avere una PEC?
Avere una casella di posta elettronica certificata esige un costo, infatti è un servizio a pagamento in cui il prezzo cambia a seconda del gestore da noi scelto e in relazione alle aggiunte sul servizio da noi individuato (maggiore spazio di archiviazione, numero di invii senza limiti, ricezione di posta non certificata, ecc..).
Non esistono servizi gratuiti di posta elettronica certificata in Italia.
Quello che però devi tenere presente è che i privati cittadini non hanno alcun obbligo sul possesso di una casella PEC.
E’ invece obbligatoria per tutti i liberi professionisti iscritti ad un ordine e per le aziende iscritte al Registro delle imprese!
Come e dove farla
Per aprire una casella di posta certificata devi cercare la pagina internet del gestore da te preferito e scegliere l’offerta ideale alle tue esigenze.
Dovrai inserire i tuoi dati personali e, successivamente, dopo aver compilato tutti i campi richiesti, ti verrà richiesto il pagamento.
Ora viene la parte più importante!
Infatti per associare espressamente la tua identità all’indirizzo PEC da te scelto dovrai inviare al gestore tutta la documentazione richiesta a controprova della tua identità che sarà qualche modulo individuato dal gestore e la copia di un tuo documento d’identità valido.
Dopo aver completato questa procedura in qualche ora di orologio la tua casella personale di posta elettronica certificata sarà attiva,
Con un solo click su Google avrai la fantasia della scelta e delle offerte in corso per poterti affidare al gestore da te prescelto!